1 Bericht van de Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht (RvT) legt in dit hoofdstuk verantwoording af over het uitgeoefende toezicht op het College van Bestuur (CvB) van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) in het jaar 2019. 

De RvT was in het verslagjaar samengesteld uit leden die zowel van elkaar als ten opzichte van het College van Bestuur onafhankelijk en kritisch konden opereren. In 2019 waren er een aantal wijzigingen in de samenstelling van de Raad:

• Prof. dr. ir. C.J. van Duijn is door de minister van OCW per 1 augustus 2019 voor een tweede bestuurstermijn als lid van de RvT benoemd. 
• Ir. drs. H.N.J. Smits is per 1 oktober 2019 door de minister van OCW benoemd tot lid van de RvT. Vanwege zijn benoeming tot voorzitter College van Bestuur ad interim van de Erasmus Universiteit Rotterdam trad hij per 30 november 2019 terug als lid van de RvT.
• J.M. Bijsterveldt-Vliegenthart trad per 30 november 2019 terug als lid van de RvT vanwege het beëindigen van haar bestuurstermijn.

De RvT bestond verder uit de leden prof. mr. dr. J.E.J. Prins, voorzitter, en mr. drs. P.H.M. Visée RA.   

Profielschets 
Rekening houdend met het karakter van de universiteit, de activiteiten en de gewenste deskundigheid heeft de RvT een profielschets opgesteld voor zijn omvang en samenstelling. Deze profielschets is openbaar. Zie voor verdere toelichting www.eur.nl/over-de-eur > bestuur en organisatie > raad van toezicht. Zie bijlage 1 voor de functies en nevenfuncties van de huidige leden van de RvT.

De RvT had in het verslagjaar 2019 een Audit Committee en een Kwaliteitscommissie. De samenstelling van de commissies bleef ongewijzigd ten opzichte van 2018. Het Audit Committee richt zich zowel op de financiën van de EUR (waaronder de interne controle en risicobeheersing), als op het IT-beleid, de IT-beveiliging, de overige bedrijfsvoering en het vastgoed. De Kwaliteitscommissie richt zich op de kwaliteit van onderwijs en onderzoek, waaronder de organisatie en het functioneren van de kwaliteitsborging. 

Audit Committee 
Het Audit Committee kwam in 2019 vier keer bijeen. Onderwerpen waren: Jaarrekening 2018, Begroting 2020, Risicomanagement, Strategisch Vastgoedbeleid, Managementletter, Kadernota (Erasmus Perspective 2019-2022), Periodieke financiële verslagen en de gevolgen van de nieuwe landelijke bekostiging Hoger Onderwijs en Onderzoek. Ook het IT-beleid, de IT-beveiliging en de internal auditwerkzaamheden waren onderwerp van bespreking. De door de RvT benoemde externe accountant rapporteerde de bevindingen in het Audit Committee.

Kwaliteitscommissie 
De Kwaliteitscommissie heeft in 2019 vier keer vergaderd. Tijdens de vergaderingen is onder meer gesproken over de keuzes binnen het Strategisch plan Creating Positive Societal Impact, de samenwerking met het Erasmus MC en de TU Delft, de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling in het kader van de samenwerking met de TU Delft en de Universiteit van Leiden, de voortgang en uitwerking van de kwaliteitsafspraken met daarbij de deelname aan de HOKA-audit van de NVAO, het diversiteitsbeleid van de EUR, de inrichting van het Erasmus Research Services Office en de uitkomsten van de bilaterale overleggen. 

In de vergaderingen van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur werden in 2019 de onderstaande reguliere onderwerpen besproken. In aanvulling besprak de RvT enkele specifieke onderwerpen, waaronder de medewerkersenquête. 

Jaarverslag 2018 en Jaarrekening 2018
Het Audit Committee besprak in aanwezigheid van de accountant in mei 2019 het Jaarverslag 2018, de Jaarrekening 2018 en het bijbehorende accountantsverslag. Het Jaarverslag inclusief de Jaarrekening 2018 werd door de RvT in haar junivergadering goedgekeurd.

​Erasmus in Perspective en Begroting 2020
In het voorjaar van 2019 besprak de RvT de nota Erasmus in Perspective 2020-2023 (voorheen Kadernota). Deze nota was de opmaat voor de Begroting 2019 en werd door het Audit Committee behandeld en vervolgens door de RvT besproken en goedgekeurd. 

Vastgoed 
De RvT stond uitvoerig stil bij Campus in Ontwikkeling fase III. Deze plannen omvatten onder andere renovatie van bestaande gebouwen en nieuwbouw van een sportcentrum. Ook nam zij kennis van de plannen voor de renovatie van het faculteitsgebouw van het Erasmus MC. De financiering daarvan is rond met de ondertekening van het programma Erasmus MC Research & Education Accomodation Development (EREAD). Tegelijkertijd is in het Audit Committee een nota besproken over het risicomanagement van vastgoedprojecten bij de EUR. 

General IT Control (GITC) 
In het jaar 2018 is een GITC audit uitgevoerd en de robuustheid getest. Desondanks bleken in 2019 bij nadere beschouwing de systemen kwetsbaar te zijn. Ingrijpende maatregelen zijn genomen om aanvallen van hackers te weerstaan. Voorts is kritisch gekeken naar de inrichting van de IT-organisatie op de EUR.

Bestuurs- en Beheerreglement 
De RvT actualiseerde in het verslagjaar het Bestuurs- en Beheerreglement (BBR).

Wet Normering Topinkomens 
De RvT conformeerde zich bij de beloning van de leden van het CvB strikt aan de Wet Normering Topinkomens. Dit gold overigens ook voor de bezoldiging van de leden van de RvT. 

Evaluatie Raad van Toezicht 
De RvT heeft zijn functioneren in het verslagjaar uitvoerig geëvalueerd en daartoe externe expertise benut. Ook is het functioneren van het CvB geëvalueerd en met de leden besproken. 

In het verslagjaar 2019 waren er verschillende wijzigingen in het College van Bestuur. De voorzitter College van Bestuur, drs. K.F.B. Baele, nam per 1 december 2019, na het aflopen van haar bestuurstermijn, afscheid van de universiteit. De RvT is haar zeer erkentelijk voor de wijze waarop zij vorm en inhoud heeft gegeven aan haar voorzitterschap, in het bijzonder haar inzet voor de totstandkoming van het nieuwe strategisch plan van de universiteit. De RvT heeft haar lid van de Raad, ir. drs. H.N.J. Smits, bereid gevonden de functie van voorzitter CvB waar te nemen tot de benoeming van een opvolger. Hij is vooralsnog als voorzitter CvB ad interim benoemd voor een periode van zeven maanden, tot 1 juli 2020.

De RvT handelde in het verslagjaar conform de Code Goed Bestuur Universiteiten, zoals vastgesteld in 2017. Dit betekent dat in het jaarverslag verantwoording wordt afgelegd en wordt aangegeven op welke wijze de code is nageleefd.

De RvT stelt vast dat de universiteit een inspirerend jaar achter de rug heeft, waarin de universitaire gemeenschap in grote gezamenlijkheid een nieuw strategisch plan opstelde. Ook werd in het verslagjaar de koers van vernieuwing en versterking van de organisatie en de infrastructuur voortgezet. Bijzondere vermelding verdienen de stappen die werden gezet op weg naar een meer intensieve samenwerking met de TU Delft en het Erasmus MC in het kader van bredere samenwerking in Zuid-Holland

De RvT stelt vast dat de leden van het CvB, ieder vanuit zijn of haar functie en portefeuille, hierbij leidend en inspirerend waren, in het bijzonder bij het leggen van de basis voor de nieuwe strategie. De RvT stelt vast dat het CvB de decanen en de Universiteitsraad nauw betrekt bij het universitaire beleid. Daarnaast leverde het CvB een belangrijke bijdrage aan de verdere versterking van de academische reputatie van de EUR. 

De RvT is tevreden over de interactie met het CvB. De wijze waarop gezamenlijk wordt opgetrokken bij ingewikkelde dossiers versterkt het onderlinge vertrouwen. 

De RvT spreekt zijn grote waardering uit voor de inzet van de medewerkers van de EUR. Het is dankzij de voortdurende betrokkenheid van wetenschappelijk en ondersteunend personeel dat de EUR haar strategische doelen en ambities kan waarmaken. 

Raad van Toezicht Erasmus Universiteit Rotterdam, 

Prof. dr. J.E.J. Prins, voorzitter