5 Financiën

Het geconsolideerde financiële resultaat van de EUR over 2019 is M€ -9,6. In de begroting 2019 is uitgegaan van een geconsolideerd resultaat van dezelfde omvang, M€ -8,3. Hiermee valt de realisatie van 2019 M€ 1,3 negatiever uit dan verwacht.

De grootste verschillen ten opzichte van de begroting:

• Een stijging van de Rijksbijdrage van M€ 7,5. Dit heeft onder meer te maken met de compensatie in de stijging studentenaantallen en het loon- en prijspeil vanuit OCW.
• De collegegelden kwamen M€ 1,0 hoger uit.
• De baten ‘Werk in opdracht van derden’ kwamen M€ 11,2 hoger uit.
• De overige baten kwamen M€ 16,7 lager uit.

De grootste verschillen ten opzichte van de begroting:

• De personeelslasten zijn M€ 26,5 hoger uitgevallen dan de begroting. Dit komt door de groei van eigen personeel (M€ 11,8) en personeel niet in loondienst (PNIL) met 63,6% (M€ 14,7).
• De huisvestingslaten vielen M€ 2,6 lager uit.
• De afschrijvingslasten, waaronder die op vaste activa vielen M€ 1,8 lager uit.
• De overige lasten, financiële baten en lasten en belastingen vielen in totaal M€ 20,6 lager uit.

Het resultaat bij ‘Aandeel van derden’ is hoger uitgevallen en komt uiteindelijk uit op M€ 18,5. Ten opzichte van de begroting 2018 is dat M€ 13,5 hoger en dit is vooral het gevolg van een eenmalige bijdrage ten behoeve van de renovatie van de faculteitstoren bij de medische faculteit. Het uiteindelijke nettoresultaat van Woudestein over 2019 komt hiermee uit op M€ -28,1 bij een begroting van M€ -13,3. Dit is een verschil van M€ 14,8. De verschillen worden in dit hoofdstuk nader toegelicht.

De EUR scoort op het vlak van liquiditeit, solvabiliteit en andere ratio’s een gunstiger beeld dan het sectorgemiddelde. Vanuit OCW zijn er signaleringsgrenzen vastgesteld voor de current ratio (50%) en de solvabiliteit^[1] (30%). Op beide ratio’s scoort de EUR fors hoger.

[1] Het ministerie van OCW gaat uit van solvabiliteit 2 (eigen vermogen + voorzieningen)/totale passiva). Voor vergelijkingsdoeleinde volgt de EUR deze berekening en zijn de cijfers aangepast.

Het nettoresultaat in 2019 (M€ - 28,1) is M€ 23,6 lager vergeleken met het nettoresultaat 2018 (M€ -4,5). Belangrijke verschillen zijn:

• Hogere Rijksbijdrage en collegegelden als gevolg van hogere studentenaantallen.
• Hogere baten uit werk in opdracht voor derden (M€ 13,4) en overige baten (M€ 5,4) door hogere projectopbrengsten op Woudestein en hogere EMF- gelden bij de medische faculteit.
• De personeelslasten van het eigen personeel liggen M€ 42,1 boven het niveau van 2018. De omvang van het personeel is vooral gegroeid als gevolg van groei in het aantal studenten en de inzet HoKa middelen (13,5 mln).  Ook waren er meer projecten dan in 2018 en werd dus meer personeel ingezet (13 mln). De loonkosten en pensioenpremies zijn ook gestegen ten opzichte van 2018.
• Het personeel niet in loondienst (PNIL) is ten opzichte van 2018 met M€ 4,8 gestegen. In het PNIL zit ook personeel dat niet in dienst is bij de EUR, maar door middel van een gastvrijheidsovereenkomst tijdelijk onderzoek doet of onderwijs geeft aan de EUR. Ook in 2019 heeft de Erasmus Universiteit fors geïnvesteerd in IT en daarvoor personeel ingehuurd. Dit verklaart het grootste deel van de stijging van deze kosten.
• De hogere afschrijvingslasten (M€ 4,1) zijn het gevolg van hogere kosten voor afschrijvingen op apparatuur.
• De huisvestingslaten liggen M€ -2,1 lager door een vrijval uit de sloopvoorziening.

De begroting voor 2019 liet een nadelig nettoresultaat van M€ -13,3 zien. De belangrijkste oorzaak hiervoor was het begrote negatieve resultaat bij de faculteiten. Gezien de hoge solvabiliteit van de EUR is besloten de reserve de komende jaren bewust af te bouwen. Dit wordt gedaan door de faculteiten toe te staan enkele jaren negatieve resultaten te begroten. Door deze resultaten worden de reserves van de faculteiten afgebouwd (M€ 6,8). Daarnaast wordt, net als in voorgaande jaren, aanspraak gemaakt op bestemde reserves voor onder andere voorinvesteringen in onderwijskwaliteit en uitvoering van uitgestelde plannen en uitgaven, zoals de Research Excellence Initiatives. In totaal wordt voor M€ 6,5 aanspraak gemaakt op bestemde reserves.

Het nettoresultaat van M€ 28,1 negatief ligt M€ 14,8 onder de begroting. Dit is het gevolg van een extra bijdrage ten behoeve van de geplande renovatie van de faculteitstoren bij de medische faculteit.

De inkomsten uit de Rijksbijdrage en collegegelden liggen M€ 7,5 boven de begroting door stijging van studentenaantallen en loon-prijscompensatie. Daarnaast liggen de baten uit werk in opdracht van derden M€ 11,2 hoger dan begroot door stijging van deze inkomsten op zowel Woudestein (6,7 M€) als bij de medische faculteit (4,5 M€). De overige inkomsten zijn lager (16,7 M€). Een belangrijke bepaler van de daling van de overige baten is de daling in de opbrengsten door het anders organiseren van de Parttime Master Bedrijfskunde bij RSM en een tegenvaller in de opbrengsten van de btw.

De personele lasten zijn M€ 26,5 hoger. Dit komt door meer inzet van personeel en hogere loonkosten en pensioenpremies dan begroot. De inhuur van extern personeel is ook hoger dan begroot, met name bij de ondersteunende diensten. Vooral in de IT is ingehuurd als gevolg van werkzaamheden die nodig waren in het kader van de IT-security. Daarnaast is ingehuurd om strategische projecten te starten.

De werkmaatschappijen op Woudestein hebben in 2019 gezamenlijk een nulresultaat bereikt. Dit komt door een negatief resultaat bij de EUR Holding M€ 0,2 en een positief resultaat bij RSM BV M€ 0,2. De medische faculteit heeft een positief resultaat M€ 18,5 en de andere faculteiten hebben conform begroting gepresteerd.

Het vermogen van de EUR ligt voor het grootste deel besloten in gebouwen en terreinen en in liquide middelen. Door de investeringen in de campus op Woudestein (CIO I, II en III)) nemen de materiële vaste activa over de jaren heen toe. De liquide middelen zijn ten opzichte van de beginstand 2018 met M€ 13,1 toegenomen.

De totale voorzieningen zijn in 2019 met M€ 2,1 afgenomen, vooral als gevolg van de vrijval van de sloopvoorziening.

Naar aanleiding van de brief van de staatssecretaris van OCW van 25 november 2011 inzake transparantie declaraties en declaratievoorschriften zijn onderstaand de declaraties opgenomen van het College van Bestuur over 2019. Deze zijn in overeenstemming met de interne richtlijnen. De algemene declaratierichtlijn geldt ook voor de bestuurders.

De EUR ontvangt middelen via de Rijksbijdrage voor een duurzame ontwikkeling van de geesteswetenschappen. Teneinde het onderzoek in de geesteswetenschappen te stimuleren, heeft de EUR de hiervoor ontvangen middelen geïnvesteerd in de ondersteuning van onderzoek, professionalisering medewerkers, talentmanagement, verlaging van de werkdruk en vrijstellingen van onderwijs om onderzoeksvoorstellen voor te bereiden. Zo zijn er drie promovendi aangetrokken, waarvoor moeilijk financiering te verwerven is.

De continuïteitsparagraaf biedt inzicht in de manier waarop de EUR omgaat met de (financiële) gevolgen van het gevoerde en te voeren beleid: toekomstige ontwikkelingen, exploitatieresultaat, investeringen en de vermogensontwikkeling.

Het financieel-economisch beleid van de EUR waarborgt de continuïteit van de bedrijfsprocessen in financiële zin. Een gebalanceerde middelenverdeling, structureel sluitende begrotingen en een gezonde liquiditeit en solvabiliteit (hoger dan de signaleringsgrenzen van OCW) zijn de belangrijkste uitgangspunten. Tekorten zijn uitsluitend planmatig en tijdelijk van aard.

De komende jaren doet de EUR grote investeringen in de verdere ontwikkeling van de campus, digitalisering, onderwijsontwikkeling en onderwijsinnovatie. Om de continuïteit van de organisatie te waarborgen is goede sturing op de bedrijfsvoering van belang. 

In deze paragraaf wordt nader ingegaan op:

1. de verwachte investeringen;
2. liquiditeitsmanagement, rentemanagement en financieringsbehoefte
3. exploitatie en vermogensontwikkeling

Strategie 2024
Na afronding van de co-creatieve Strategic Design Labs in 2018, is in 2019 de tweede fase van Strategie 2024 van start gegaan. In deze fase is toegewerkt naar het opleveren van een instellingsplan (de strategie), dat in september 2019 met trots is gepresenteerd. Met de nieuwe missie ‘het creëren van positieve maatschappelijke impact’ geeft de EUR gestalte aan haar ambitie om vanuit onze verantwoordelijkheid en unieke profiel van disciplines oplossingen te formuleren voor complexe maatschappelijke vraagstukken. Met de lancering is ook een nieuwe fase van de strategie ingegaan, namelijk het daadwerkelijk realiseren en implementeren van deze ambities. Sommige projecten waren in 2019 al met voorrang gestart in een verkenningsfase.

Het voornemen voor de periode 2019-2024 is jaarlijks een bedrag van M€15 beschikbaar te stellen voor de uitvoering van de initiatieven/projecten die uiting geven aan de strategische doelstellingen. Een deel van het beschikbare budget is reeds gealloceerd voor initiatieven die voortkomen uit eerdere strategische periodes. Nieuwe strategische projecten worden geïnventariseerd en verder uitgewerkt in projectplannen en begrotingen die toewerken naar een investeringsplan voor de gehele strategische periode, op te leveren in 2020. In 2019 zijn al wel enkele projecten gestart met een voorfinanciering. Dit betreft onder andere de projecten Impactweek, Erasmus Enterprise (Incubator), Erasmus Design Initiative, Community building Professional Services, Herpositionering EUR en Sustainability in education

Campus in Ontwikkeling (CiO)

Eind 2010 heeft de EUR besloten om de campus Woudestein te ontwikkelen tot een campus van internationale allure waar het aangenaam studeren en werken is. Het totale programma is in drie fases opgedeeld. In Campus in ontwikkeling I (CiO I) is gebouwd aan een nieuw campushart en is de basisinfrastructuur ontwikkeld. CiO II is gericht op de vernieuwing en instandhouding van de onderwijsvoorzieningen en kantoren en het creëren van nieuwe voorzieningen. In 2018 werd deze fase afgerond en is er gestart met CiO III. Eind 2018 is besloten om de renovatie van de monumentale hoogbouw (Tinbergen Building) naar achter te schuiven en in 2019 te focussen op de opstart van het nieuwe onderwijsgebouw MFO II. Daarbij is eind 2019 gestart met het onderzoek naar de mogelijkheid om eerder te starten met de renovatie van de kantoorverdiepingen van Mandeville Building. Ook heeft de vraag van RSM naar de haalbaarheid van ‘One School One Building’ veel aandacht gevraagd. Tot slot is besloten om de budgetten voor de nieuwe sportfaciliteit en MFO II definitief vrij te geven. Als gevolg van verschuivingen in volgorde van uitvoering is de totale doorlooptijd met twee jaar opgeschoven. In de resterende periode van 2020-2026 is een investeringsraming van M€ 200 voorzien.

De uitkomsten van het onderzoek van Twynstra & Gudde naar risicomanagement binnen de EUR hebben in 2019 geleid tot een risicoaanpak op zowel programma- als projectniveau. Op programmaniveau is besloten om het programmamanagement en de financiële administratie van het omvangrijke programma in de EUR-organisatie te beleggen. De organisatie binnen RE&F is daarop ingericht. Aan een andere belangrijke maatregel, ‘herijken van de vastgoedstrategie’, is ook invulling gegeven. In de rapportage van Royal Haskoning DHV is de vastgoedstrategie gekoppeld aan de nieuwe EUR-strategie. Een vaststelling van het aanbevolen groeiscenario moet plaatsvinden in 2020. Naast Woudestein kent ook Hoboken een ambitieus investeringsprogramma. In 2027 staat vernieuwing van het faculteitsgebouw hoog op de agenda, waarvoor al jaren wordt gereserveerd via de voorziening ‘vooruitontvangen kapitaallasten’.

Hoger Onderwijs Kwaliteitsafspraken (HOKA)
Op 9 april 2018 tekende de minister van OCW een overeenkomst met het Interstedelijk Studenten Overleg (ISO), de Landelijke Studenten Vakbond (LSVb), de Vereniging Hogescholen en de Vereniging van Nederlandse Universiteiten (VSNU) over de invulling en vormgeving van de kwaliteitsafspraken. Deze afspraken zijn onderdeel van brede sectorakkoorden met de Vereniging Hogescholen en de VSNU. De sectorakkoorden markeren een verschuiving van minder controle vanuit de overheid naar meer vertrouwen in hogescholen en universiteiten. De kwaliteitsafspraken zijn gekoppeld aan de studievoorschotmiddelen. In 2015 trad de Wet Studievoorschot hoger onderwijs (studievoorschotmiddelen) in werking, waarmee de basisbeurs voor studenten verdween. De middelen die hiermee zijn vrijgespeeld, worden geïnvesteerd in de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. In juli 2019 stemde de Universiteitsraad in met alle plannen die door de faculteiten en diensten werden ontwikkeld in het kader van de middelen Kwaliteitsafspraken voor de jaren 2019-2024 (Kwaliteitsafspraken april 2018). Deze plannen haken direct aan bij de ontwikkeling van Strategie 2024 en dragen derhalve ook bij aan de profilering en strategie van de EUR. De Community for Learning and Innovation (CLI) kreeg een meerjarig budget toegekend van M€2 per jaar, bedoeld om de investeringsagenda van de faculteiten te stimuleren, kennis over innovatie en kwaliteitsverbetering te delen en docenten verder te professionaliseren. Faculteiten besteedden alle middelen van OCW. Naast de middelen die de faculteiten vanuit de Kwaliteitsafspraken toegekend kregen, investeerde het CvB in 2019 extra ten behoeve van projecten gericht op persoonlijke en professionele ontwikkeling, extra begeleiding van studenten en het ontwikkelen van een gedifferentieerd (online) onderwijsaanbod. Het project Wellbeing kende enige vertraging in de realisatie in 2019. Het restantbudget van wordt verdeeld over de begrotingen van 2020 tot en met 2024.

Het liquiditeitsmanagement moet zorgen voor een tijdige beschikbaarheid van liquide middelen tegen acceptabele condities. Daarnaast worden overtollige liquide middelen weggezet om het rendement te optimaliseren binnen aangegeven risico’s. Het treasurystatuut geeft de richtlijnen en kaders weer waarbinnen de EUR de treasury-activiteiten kan uitoefenen.

De treasury-activiteiten beperken zich in het verslagjaar tot het zo optimaal mogelijk wegzetten van overtollige middelen. De EUR maakt gebruik van schatkistbankieren bij het ministerie van Financiën, waarbij het grootste deel van de middelen is weggezet. Aanvullend zijn er middelen weggezet op betaal- en spaarrekeningen bij Nederlandse banken. Deze banken hebben minimaal een A-rating. De EUR maakt geen gebruik van derivaten.

Vooralsnog worden de investeringen nog volledig uit eigen middelen gefinancierd. Eind 2019 bedroeg het totaal aan liquide middelen van de EUR en haar werkmaatschappijen M€ 127,3 (2018: M€ 114,2). Hiervan is M€ 71,9 (2018: M€ 59,0) van de universiteit en M€ 55,4 (2018: M€ 55,2) van de werkmaatschappijen. De publieke en private middelen zijn volledig gescheiden.

De EUR monitort het verwachte verloop van de operationele kasstromen en de investeringsplannen. Indien nodig wordt aanvullende financiering aangetrokken middels schatkistbankieren.

In de meerjarenbegroting zijn de noodzakelijke investeringen verwerkt om de ambities van de EUR te realiseren. In 2019 is de nieuwe strategie gepresenteerd bij de opening van het academisch jaar. Voor de implementatie van de strategie is vrij strategisch budget beschikbaar. De geconsolideerde begroting 2020 laat een geconsolideerd negatief resultaat van M€ 25,3 zien. Deze negatieve resultaten zijn bewust ingezet om de solvabiliteit van de EUR te verlagen. In lijn met het financiële beleid van de EUR zien we in de jaren 2021-2023 dat de tekorten teruglopen en in 2023 wordt een positief resultaat verwacht.

Het negatieve resultaat in 2020 is te verklaren door:

• Voorziene groei van het aantal medewerkers.
• Additionele kosten door onder meer de huisvesting van Erasmus MC en kosten voor IT (beveiliging).

Door de stijgende studentenaantallen is er aan de batenkant een stijging te zien in de Rijksbijdrage.

Hierdoor is er een groei in personeel om deze ontwikkeling te kunnen opvangen. Het personeelsbestand stijgt ook door de inzet van HOKA-middelen. Er wordt bewust ingezet op meer kleinschalig onderwijs waardoor meer personeel nodig is. De EUR ziet een uitdaging in het vervullen van vacatures door een krappere arbeidsmarkt en concurrentie met onder meer internationale universiteiten. Daarnaast verwacht de EUR dat zowel de collegegelden als inkomsten in opdracht van derden de komende jaren een lichte groei doormaken.

De ontwikkeling van de campus wordt de komende jaren doorgezet. De ontwikkeling van de liquide middelen in combinatie met de geplande investeringen wordt nauwlettend gemonitord zodat er tijdig kan worden bijgestuurd.

De balans is exclusief het vermogen van het Erasmus MC, maar inclusief de werkmaatschappijen van de EUR. De balans weerspiegelt via de materiële vaste activa het investeringsprogramma in campus Woudestein en via de personeelsvoorzieningen de voorgenomen herstructureringen.

Aan de meerjarencijfers van de EUR liggen de volgende uitgangspunten ten grondslag:

• De begroting is opgesteld op basis van een stabiel loon- en prijspeil van 2019.
• De Rijksbijdrage is ingecalculeerd uitgaande van de verwachte ontwikkeling van het macrokader zoals door OCW gepresenteerd en het (door de EUR verwachte) aandeel van de EUR in de diverse compartimenten. Dit aandeel is gebaseerd op de verwachte ontwikkelingen van de onderwijs- en onderzoeksprestaties.

• Er is rekening gehouden met specifieke onderwijs- en onderzoeksfondsen: budget voor onderzoek voor de Erasmus School of Philosophy, financiële compensatie voor een tweede studie en compensatie voor het versterken van de regionale samenwerking.
• Het collegegeld is gebaseerd op de geschatte ontwikkeling van de totale studentenpopulatie en het geschatte niveau van het collegegeld in 2019. De hoogte van de collegegelden zijn divers van aard door: verschil tussen wettelijk- en instellingstarief, onderscheid tussen bachelor en master en onderscheid in tarieven voor studenten in en buiten de European Economic Area (EEA). Er wordt een stijging in collegegelden verwacht door een toenemend aantal studenten en meer studenten die het instellingstarief betalen (non-EEA).
• De afschrijvingen op huisvestingslasten laten een redelijk stabiel beeld zien.
• Er is uitsluitend rekening gehouden met vennootschapsbelasting voor de werkmaatschappijen; uitgegaan wordt dat de subjectvrijstelling van toepassing is op de EUR.

De begrippen risicomanagement, governance en control zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Alle zijn gericht op het realiseren van de doelen, het benutten van kansen en het voorkomen van verliezen. De EUR ziet risicomanagement als het proces van het onderkennen van risico’s en de bewuste keuze om er al dan niet iets aan te doen. Effectief risicomanagement houdt in dat er een afgewogen balans is tussen de impact van de onderkende risico’s en de in te zetten beheersmaatregelen.

De EUR kent geen verbijzonderde risicomanagementfunctie. Het reguliere risicomanagement is belegd in de lijn. Decanen en directeuren zijn de eerstverantwoordelijken voor het managen van risico’s in de reguliere bedrijfsvoering. Er is daarnaast een belangrijke rol weggelegd voor de stafafdelingen om risico’s te signaleren en risicobeperkende maatregelen te implementeren. Sinds 2017 wordt risicomanagement meer gestructureerd vormgegeven, zonder afbreuk te doen aan de decentrale verantwoordelijkheden. Doel is dat risicomanagement meer in relatie komt te staan tot de strategie, waardoor er een betere beheersing ontstaat. Op deze wijze draagt risicomanagement bij aan sturing van de realisatie van de in de strategie geformuleerde wijze. Hiermee is risicomanagement niet een doel op zich.

Daarnaast wordt er gewerkt aan een betere inbedding van risicomanagement in de planning-en-controlcyclus. Binnen de organisatie zijn op diverse niveaus gesprekken gevoerd over de wijze waarop risicomanagement kan worden versterkt. Risicomanagement vormt een terugkerend agendapunt in bestuurlijke overleggen tussen het bestuur en decanen. Daarnaast is risicomanagement een vast onderdeel van de begroting en worden verdere stappen gezet om risicomanagement integraal onderdeel te laten zijn van de planning-en-controlcyclus van de EUR.

Als onderdeel van risicomanagement heeft de EUR een frauderisicoanalyse uitgevoerd. Bij de gedetecteerde risico’s is gekeken naar de interne beheersmaatregelen om de risico’s te mitigeren.

Op basis van een kans- en impactanalyse is bepaald of nadere interne beheersmaatregelen nodig zijn. Het gaat hierbij om financiële risico’s, maar ook om risico’s op het gebied van onderwijs en wetenschappelijke integriteit. De frauderisicoanalyse is door het CvB gedeeld en besproken met de RvT.

Naast de versterking van het risicomanagement binnen de EUR is de audit- en reviewfunctie vast onderdeel van het beheersingssysteem van de EUR. Het uitvoeren van reviews en audits op het vlak van randvoorwaardelijke processen ten behoeve van de kwaliteit van onderwijs en onderzoek moet het lerende vermogen van de organisatie versterken. Op basis van risicomanagement is een audit- en reviewagenda opgesteld. Hierin zijn een aantal onderwerpen opgenomen waarop audit en reviews worden uitgevoerd. De audit- en reviewactiviteiten hebben een structureel karakter binnen de organisatie. De audit- en reviewagenda wordt vastgesteld door het CvB en besproken in het Audit Committee. Tijdens de audit en reviews wordt gekeken op welke wijze processen zijn vormgegeven en ingebed en wat de sterke punten en eventuele verbeterpunten zijn. Daar waar nodig, wordt gebruik gemaakt van externe kennis en expertise.

Ondanks de continue aandacht is de EUR zich ervan bewust dat geen enkel risicobeheersing- en controlesysteem volledig garandeert dat er geen fouten of verliezen optreden, noch dat de doelstellingen volledig worden gerealiseerd. Het systeem moet bovendien regelmatig worden getoetst en geëvalueerd. De EUR is van mening dat de aanwezige beheersstructuur en -mechanismen voldoende waarborg bieden om de risico’s waaraan zij blootstaan te onderkennen en te beheersen.

De EUR onderschrijft de VSNU Code Goed Bestuur, de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening, de VSNU Gedragscode voor gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek en de Code Openheid Dierproeven. De rollen van het CvB en de RvT op het gebied van interne governance voldeden in het verslagjaar aan de wettelijke kaders zoals deze zijn opgenomen in de Wet op Hoger Onderwijs en Onderzoek (WHOO).

Binnen de EUR komt beleid gezamenlijk tot stand op basis van de EUR-brede strategie. Dit is een wisselwerking tussen het CvB, de decanen, directeuren van ondersteunende diensten en de onderwijs- en onderzoeksdirecteuren. Er wordt in deze strategie gezamenlijk verantwoordelijkheid genomen voor de inhoudelijke focus vanuit het gemeenschappelijke EUR-belang en ten behoeve van onderlinge samenwerking met externe partners.

De interactieve besturingsfilosofie komt tot uiting in een decentrale bestuurscultuur en integraal management van decentrale beheerders. Integraal management betekent dat een organisatieonderdeel binnen de gestelde kaders volledig verantwoordelijk en bevoegd is op zijn eigen taakgebied, doelstellingen, werkproces, medewerkers en middelen. Het organisatieonderdeel is ook verantwoordelijk voor de interfaces met andere organisatieonderdelen. Het CvB bewaakt het totale - integrale - resultaat en stelt de kaders waarbinnen de vrijheid kan gelden. Het CvB beschikt hiervoor over diverse beheersinstrumenten. Het interne beheersingssysteem bestaat, naast de strategische kaderstelling, uit reglementen en procedures die gericht zijn op het verschaffen van redelijke waarborgen. Op deze manier worden de belangrijkste risico’s van de organisatie geïdentificeerd en de doelstellingen uit het Strategisch Plan gehaald, binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving.

De belangrijkste onderdelen (niet limitatief) van de interne beheersing zijn:

• Het Strategisch Plan 2020-2024, waarin onze strategische langetermijndoelen en -doelstellingen zijn geformuleerd en doorvertaling ervan naar onderliggende convenanten met de beheerseenheden.
• Het Bestuurs- en Beheersreglement waarin de bevoegdheden van de door het CvB aangestelde beheersfunctionarissen zijn geregeld.
• Een masterplan Digitale Veiligheid en Privacy waarin de grote uitdagingen op het gebied van informatievoorziening door sterke toename van digitalisering worden vertaald naar activiteiten in het kader van zowel innovatie als beheer.
• De Regeling vermeende mistanden EUR, de zogenoemde klokkenluidersregeling.
• De Regeling nevenwerkzaamheden die regels bevat voor de openbaarmaking van potentiële belangenverstrengeling van onderzoekers en andere medewerkers.
• De Integriteitcode waarin een drietal begrippen centraal staan: professionaliteit, teamwork en fair play.
• Een begrotingscyclus die bestaat uit een kaderstelling, begrotingsplannen en een instellingsbegroting. Het CvB keurt de begrotingsplannen van faculteiten en overige organisatieonderdelen goed als deze binnen het financiële kader van de EUR passen. Zij vormen de basis voor de instellingsbegroting, die wordt goedgekeurd door de RvT.
• Meerjarige cashflowprognoses, gebaseerd op resultaatprognoses en een meerjarige investeringsagenda; deze prognoses worden een aantal malen per jaar bijgesteld aan de hand van de laatste financiële inzichten.
• Een bottom-up gevoed stelsel van tweemaandelijkse rapportages aan het CvB over financiële en niet-financiële feiten, met een afschrift aan de RvT en de medezeggenschapsorganen; de rapportages kijken niet alleen naar de realisatie maar er wordt ook een eindejaarsprognose opgesteld.
• Een stelsel van periodieke bilaterale overleggen tussen het CvB en de organisatieonderdelen, alsmede periodieke bestuurlijke overleggen tussen het CvB en de decanen gezamenlijk.
• Gestructureerde spend-analyses en het werken met een inkoop- en aanbestedingskalender ten behoeve van rechtmatig inkopen.
• Finance/legal/adminstrative/tax (FLAT)-toets bij grote en/of langdurige projecten/contracten die bepaalde grenzen te boven gaan (groter dan k€ 250 of langer dan vier jaar).
• Een Treasury Statuut dat voldoet aan de ‘Regeling Beleggen en Belenen’; overtollige liquiditeiten worden primair weggezet bij Nederlandse banken met minimaal een A-rating; zoveel mogelijk wordt gespreid over meerdere financiële instellingen.
• De jaarlijkse getrapte ‘Letter of Representation’, waarin (sub)beheerders verklaren in te staan voor de volledigheid en juistheid van de informatie met betrekking tot relevante financiële beheersfeiten binnen hun mandaatgebied.
• Het Audit Committee dat als subcommissie van de RvT, vier keer per jaar vergadert en extra aandacht schenkt aan het financieel economisch reilen en zeilen van de universiteit in brede zin en daarover rapporteert aan de RvT.

De wereld van het hoger onderwijs verandert in rap tempo. Zowel kwaliteit en reputatie op het gebied van onderwijs en onderzoek, als financiële soliditeit zijn essentieel om in een steeds complexer speelveld te overleven. Het strategisch risicobeleid van de EUR is sterk gericht op het treffen van maatregelen ter profilering van de EUR als een toonaangevende onderwijs- en onderzoeksinstelling. Voor het realiseren van onze doelstellingen is het belangrijk actief de verschillende risico’s te adresseren en te beheersen. Onderstaand worden de acht belangrijkste onderkende strategische risico’s en de daaraan gekoppelde beheersmaatregelen beschreven.

Het belangrijkste opkomende risico is de uitbraak van het coronavirus begin 2020. De effecten van deze crisis op de langetermijnontwikkelingen op globaal en nationaal niveau zijn op dit moment nog niet duidelijk. Hierdoor is het momenteel ook niet in te schatten wat de impact en gevolgen voor de EUR zullen zijn. Er dient rekening mee gehouden te worden dat dit mogelijk negatieve effecten op de lange termijn kan hebben voor de EUR.

Gezien de snelheid en onduidelijkheid van de ontwikkelingen rondom deze crisis is het niet mogelijk om deze op dit moment te kwantificeren. De EUR verwacht geen kortetermijneffecten als gevolg van de crisis op de continuïteit van de organisatie. De liquiditeitspositie is solide genoeg gezien de omvang van de 1e geldstroommiddelen van de totale omzet. Op de midden- en lange termijn is het nog niet duidelijk welke effecten de coronacrisis zal hebben op de in-, uit- en doorstroom van studenten. Dit kan mogelijk effect hebben op de ontwikkelingen in de Rijksbijdrage en collegegelden. Ook voor onderzoek kan dit op termijn leiden tot lagere omzet voor werk voor derden als gevolg van vertraging van onderzoeksprojecten. Ook kan deze crisis mogelijk effect hebben op de financiële positie van onze partners.

Risicobeheersingseffect van coronacrisis

De ernst en duur van de coronavirusuitbraak is op dit moment erg onzeker en daarmee ook de effecten die het op de EUR zal hebben. Voorop staat dat alle mogelijke maatregelen genomen worden om de medewerkers en studenten te beschermen en risico’s zoveel mogelijk te beperken of te mitigeren. Hierbij wordt de continuïteit van de EUR zoveel als mogelijk gewaarborgd. Er zijn meerdere maatregelen getroffen om de verspreiding van het virus te remmen. Het onderwijs wordt digitaal verzorgd en alle medewerkers werken zoveel mogelijk vanuit thuis. Het CTO komt dagelijks bijeen en bespreekt en besluit over maatregelen die noodzakelijk zijn en communiceert hierover. Hierbij sluit het CTO aan bij de adviezen die opgelegd worden door het RIVM.

De Rijksbijdrage is een essentiële inkomstenbron voor de EUR. Het kabinet heeft de verdeling van het onderwijsbudget gekoppeld aan de prestaties van universiteiten. Met de invoering van de Wet studievoorschot hoger onderwijs zijn middelen vrijgekomen voor investeringen in het wetenschappelijk onderwijs en onderzoek. Deze middelen zijn gekoppeld aan kwaliteitsafspraken

op instellingsniveau. Instellingen krijgen de ruimte om, samen met partners, zelf doelstellingen en indicatoren op te stellen die passen binnen de doelen van de Strategische Agenda Hoger Onderwijs. De invulling die de EUR hieraan geeft, is eerder toegelicht onder de kop ‘Hoger Onderwijs Kwaliteitsafspraken (HOKA)’.

In het voorjaar van 2019 heeft de Commissie Van Rijn haar rapport Wissels om gepresenteerd. Dit rapport omvat een groot aantal adviezen met betrekking op (de bekostiging van) het hoger onderwijs. Een aantal daarvan hebben concreet gevolgen voor de EUR. Zo stelt commissie voor meer budget te alloceren aan bèta- en techniekstudies. De EUR heeft relatief weinig van deze opleidingen. Het budget dat extra wordt gealloceerd aan de bèta- en techniekstudies komt bij de alfa- en gammastudies vandaan. Studies waarvan de EUR er relatief veel heeft. De minister heeft deze adviezen opgevolgd. In de uitvoering heeft ze ervoor gekozen om het financiële effect wat te matigen. Desalniettemin ontvangt de EUR vanaf 2022 M€ 6,4 minder Rijksbijdrage.

In navolging van het rapport is ook een onderzoek gestart naar de bekostigingssystematiek die wordt gehanteerd voor het hoger onderwijs. De uitkomst van dit onderzoek wordt voorzien voor eind 2020. Dit heeft mogelijk consequenties voor de bekostiging van de EUR. Dit dossier wordt daarom goed gevolgd.

Onderwijsaccreditaties zijn gericht op het vaststellen of een instelling en een opleiding aan de vereiste wetenschappelijke kwalificaties en maatstaven voldoen. Het behalen van de accreditatie is cruciaal en geeft aan dat de EUR haar kwalificaties op orde heeft. De kwaliteitszorg van de EUR is ingebed in decentrale sturing waarbij innovatie, verbinding en vrijheid om te ondernemen centraal staan. In 2017 heeft de EUR de Instellingstoets Kwaliteitszorg (ITK) positief afgesloten. Hierbij is vastgesteld dat het kwaliteitszorgsysteem binnen de universiteit functioneert en dat binnen de organisatie een cultuur van duurzame kwaliteit aanwezig is.

De laatste jaren maakte de EUR een groei in studentenaantallen door, ondanks de invoering van de Wet studievoorschot. Hierbij werd rekening gehouden met een daling, maar deze deed zich in 2017 en 2018 niet voor. Doordat de afgelopen jaren veel is geïnvesteerd in kwaliteitsverbetering, is de aantrekkingskracht van de EUR gegroeid. Zowel Nederlandse studenten als internationale studenten weten de universiteit goed te vinden. De toegenomen studentenaantallen kunnen leiden tot een risico in de balans tussen de doorgemaakte groei en de kwaliteit die de EUR wil bieden. Het gaat hierbij om onderwijskwaliteit, het aanbieden van studiefaciliteiten en de betaalbaarheid van kleinschalig onderwijs. De organisatie onderkent dit risico. In het kader van de nieuwe meerjarenstrategie wordt de ontwikkeling nader onderzocht en worden de implicaties ervan in beeld gebracht.

De groei van studentenaantallen heeft ook effect op de ontwikkeling van het personeelsbestand van de EUR. Het is een uitdaging om goed gekwalificeerd wetenschappelijk personeel en ondersteunend personeel aan te trekken om de groei te kunnen opvangen. De arbeidsmarkt wordt krapper en daarnaast moet de EUR concurreren met internationale universiteiten. Deze laatste kunnen vaak meer bieden op het vlak van primaire arbeidsvoorwaarden. De EUR zet vooral in op het bieden van aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en onderzoeksfaciliteiten om nieuw talent aan te trekken.

Op operationeel vlak wordt de invloed en afhankelijkheid van de informatietechnologie steeds groter. Niet alleen de secundaire processen steunen meer op digitalisering, maar ook het primaire proces van onderwijs en onderzoek. Ontwikkelingen als Online Education, Massive Open Online Courses (MOOC’s) en Open Access hebben een grote invloed op ons bedrijfsmodel. Diverse projecten zijn gestart om digitalisering in het onderwijs te faciliteren. In de strategie is digitalisering een basis voor de implementatie van de verschillende strategische doelen. Hieraan ten grondslag ligt het Masterplan Digitalisering. Eind 2019 is gestart met de nadere uitwerking van het Masterplan in het Uitvoeringsplan. In 2020 wordt ingezet op portfoliomanagement. Het is van belang dat de IT-infrastructuur is toegerust op de ondersteuning van de technologische vernieuwingen. Dit behoeft ook een sterke informatiebeveiliging en borging van privacy. Voor de privacyorganisatie lag de focus op doelgroepgerichte instructies voor de hoofdtaken, deelname aan een security- en privacyprogramma in het EUR-breed inwerken van nieuwe medewerkers, en processen pro-actief inrichten door in een vroeg stadium privacy officers te betrekken, bijvoorbeeld in schrijfteams van Europese aanbestedingen. Er is een nieuw privacy dashboard ontwikkeld dat faculteiten en diensten meer grip geeft op privacyrisico’s en te nemen acties, daarbij ondersteund door hun privacy officers. Onder de functionele leiding van de Chief Privacy Officer (CPO) werken alle privacy officers van de faculteiten en diensten samen, vindt kennisdeling plaats en wordt beleid opgesteld en geactualiseerd. Door de CISO is een beveiligingsbeleid opgesteld en er wordt continue gewerkt aan het verbeteren van de technische security maatregelen en vergroten van het beveiligingsbewustzijn binnen de EUR. Hierbij werken de diverse ondersteunende diensten en faculteiten binnen de EUR samen.

Het vertrouwen in de wetenschap valt of staat met de mate waarin de wetenschappelijke principes worden nageleefd bij het doen van onderzoek. Binnen de EUR rust op alle betrokkenen in zowel onderwijs als onderzoek een eigen verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de wetenschappelijke integriteit. Hierbij geldt dat de algemene beginselen van professioneel handelen te allen tijde worden nageleefd. Voor de gehele EUR-gemeenschap gelden de kernwaarden professionaliteit, fair play en teamwork. Binnen Nederland zijn een aantal beginselen uitgewerkt die ook door de EUR worden onderschreven en als richtlijnen binnen de universiteit gelden. Daarnaast heeft de EUR aanvullende beheersmaatregelen genomen om de wetenschappelijke integriteit te waarborgen. Voor nieuwe onderzoekers en PhD-studenten is het dilemmaspel Professionalism & Integrity in research, dat onderdeel is van de standaard training wetenschappelijke integriteit. Een referentiecheck (plagiaatscan) vindt plaats voor alle proefschriften.

Onderzoekers kunnen met vragen over wetenschappelijke integriteit, vermoedens van inbreuk op de wetenschappelijke integriteit en eventuele misstanden terecht bij de vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit. Indien nodig wordt een commissie wetenschappelijke integriteit gevormd. Daarnaast is een coördinator wetenschappelijke integriteit benoemd. De facultaire coördinatoren wetenschappelijke integriteit komen drie keer per jaar bij elkaar om ervaringen en best practices te delen.

Doelmatig, rechtmatig en duurzaam inkopen is een prioriteit van de EUR. De EUR streeft naar maximale rechtmatigheid van haar inkopen, met inachtneming van de eisen die daaraan, vanuit de

Bedrijfsvoering, worden gesteld. Het doel is om in te kopen binnen de, met OCW afgesproken, kaders en wettelijk verplichte (Europese) richtlijnen. Hierbij wordt zorgvuldig de balans gezocht met de eisen die de bedrijfsvoering stelt. De ruimte die hiervoor binnen de EUR maximaal beschikbaar is, wordt bepaald door de controletolerantie, zoals vastgelegd in het controleprotocol van OCW.

Rechtmatigheid is onverminderd een belangrijk aandachtspunt binnen de EUR. Er zijn verschillende instrumenten die ervoor zorgen dat het inzicht op de rechtmatigheid van contracten bestaat en wordt vergroot. Zo is er een inkoopplan opgesteld en is de ontwikkeling van de rechtmatigheid gedurende het jaar een aantal keer geanalyseerd. Daarnaast zijn er binnen de EUR gesprekken gevoerd over het belang van het voldoen aan de aanbestedingsregels. In 2018 is een start gemaakt met de implementatie van Esize, een Purchase to Pay (P2P)-systeem als ondersteunend systeem voor de inkoopfunctie. In 2020 kan op basis van dit systeem een rapportage worden gemaakt om sneller inzicht in te krijgen in de status van de contracten. Door het grotere inzicht dat in de afgelopen jaren is ontstaan, wordt ook een groter aantal contracten gesignaleerd die niet volgens de geldende regels zijn aanbesteed. Door meer sturing op de rechtmatigheid moet dit in de komende periode dalen. Doordat contracten een bepaalde looptijd hebben, heeft het echter tijd nodig om dit op orde te brengen.

Door de investeringen in het vastgoed in verband met het CiO III-programma, voorziet de EUR dat de huisvestingslasten van Woudestein in de looptijd tot 2026 binnen een bandbreedte zullen variëren tussen de M€ 45 en M€ 47 per jaar. De afspraken over de maximale huisvestingslasten ten opzichte van de inkomsten worden nauwkeurig gemonitord en bewaakt. Investeringsbeslissingen worden integraal, inclusief onderhoudskosten, doorgerekend op structurele lasten. Bij alle projecten zijn diverse go/no-go-momenten ingebouwd. Daarnaast is een governancestructuur aanwezig waarbij een stuurgroep, voorgezeten door een lid van het CvB, de operationele en financiële voortgang monitort. Als onderdeel van de governance van het CiO-programma vond in het najaar van 2017 een hernieuwde risicomanagementevaluatie plaats voor CiO III. In algemene zin ziet de EUR de combinatie tussen de overspannen bouwmarkt en de hoge eisen van gebruikers c.q. duurzaamheid als een aandachtpunt. In 2020 wordt de vastgoedstrategie van de EUR vastgesteld, waarbij hernieuwde aansluiting wordt gezocht bij de sterke stijging van de studentenaantallen. Naast de lasten van vastgoed is ook de waardeontwikkeling ervan belangrijk. De waarde van het universitair vastgoed hangt in belangrijke mate samen met hoe deze wordt benut voor het onderwijs- en onderzoeksproces.

De Inspectie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: inspectie) is medio 2018 op verzoek van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een onderzoek gestart naar de opleidingskosten die door EUR/ RSM in rekening werden gebracht. De inspectie heeft in haar rapport van maart 2019 geconcludeerd dat naar het oordeel van de inspectie het in rekening brengen van additionele opleidingskosten in strijd zou zijn met de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. De minister van OCW heeft in haar brief van 29 maart 2019 (met referentienummer: 752747) aan de Tweede kamer aangegeven dat zij het oordeel van de inspectie volgt. De EUR is het niet eens met de conclusies van de inspectie, desalniettemin is naar aanleiding van de brief van de minister van OCW door EUR/RSM een coulanceregeling aangeboden voor huidige studenten en recente alumni van de parttime master Bedrijfskunde. De coulanceregeling stond tot 1 januari 2020 open voor (oud) studenten die zich vanaf het studiejaar (‘lichting’) 2016-2017 voor het eerst hebben ingeschreven voor de parttime master Bedrijfskunde. De kosten van de coulanceregeling bedragen in 2019 M€ 3,7.

In de notitie helderheid wordt getracht duidelijkheid te verschaffen over de interpretatie en toepassing van de bestaande bekostigingsregels voor de tellingen van de bekostigingsparameters. Onderstaand wordt verantwoording afgelegd over de verschillende thema’s van de notitie.

Er zijn geen uitbestede opleidingen aan niet-bekostigde instellingen.

Er zijn geen publieke middelen ingezet ten behoeve van private activiteiten buiten de primaire taak. De EUR stelt middelen beschikbaar voor enkele studentvoorzieningen, waaronder sportactiviteiten, maar dit betreft andere bronnen dan publieke middelen.

De EUR verleent geen vrijstellingen aan studenten louter voor het aantrekken van studenten en het daarmee verhogen van de Rijksbijdrage, zonder dat hiervoor een gerede vorm van inspanning heeft gestaan (vastgesteld door de Examencommissie).

Alleen studenten van wie de NAW-gegevens bekend zijn bij de EUR tellen mee voor de bekostiging.

De EUR betaalt geen collegegelden voor studenten. De regelingen van het Profileringsfonds voorzien in financiële compensatie voor studievertraging als gevolg van persoonlijke omstandigheden, bestuursbeurzen en fee waivers. Zie ook hoofdstuk 2 Onderwijs > Kwaliteit en studiesucces > Profileringsfonds en beurzen.

Het is mogelijk dat er modules of delen van opleidingen worden gevolgd als niet-student. Dit wordt aanschuif- of contractonderwijs genoemd. Er kunnen één of meerdere losse vakken worden gevolgd, waarbij de deelnemer zich niet inschrijft als student maar als cursist.

Studenten volgen aan de EUR de opleidingen waarvoor zij staan ingeschreven.

Betreffende het initiële onderwijs zijn er geen maatwerktrajecten met bedrijven en andere organisaties afgesloten.

De EUR heeft een Double Degree programma RASL (Rotterdam Arts and Sciences Lab) met Codarts Rotterdam. De studenten staan ingeschreven aan beide instellingen, maar worden bekostigd bij Codarts, niet bij de EUR.

Het Audit Committee, als subcommissie binnen de Raad van Toezicht (RvT), kwam in het verslagjaar vier keer bijeen. Voor de in de vergaderingen behandelde onderwerpen wordt verwezen naar het bericht van de Raad van Toezicht. De belangrijkste onderwerpen die besproken werden in het Audit Committee en vervolgens in de RvT waren:

In mei 2019 werd het verslag en de managementletter van de externe accountant over de jaarrekening besproken. Hierbij gaf de, door de raad benoemde externe accountant, nadere toelichting.

Periodiek worden het Audit Committee en de RvT schriftelijk geïnformeerd over de complete financiële voortgang in het begrotingsjaar en over de financiële voortgang van grootschalige investeringsprogramma’s. Dit wordt in de reguliere RvT-vergaderingen besproken met het CvB.

De Kadernota geeft de financiële kaders weer voor de begroting 2020. Op basis van de toegewezen budgetten in de Kadernota kunnen faculteiten en ondersteunende diensten hun begroting opstellen.

In 2017 is de tweede fase afgerond en is gestart met de derde fase van CiO. Door middel van halfjaarrapportages bespreekt het Audit Committee de (financiële) voortgang van dit programma. Voorts is afgesproken naast CiO III het onderwerp strategisch vastgoedbeleid periodiek te agenderen.

Met het Audit Committee is in 2018 gesproken over General IT-control (GITC). In het verlengde van de compliance aan de AVG staat IT-security hoog op de agenda bij de EUR. De trusted audits op de IT-controls worden genormeerd door de Baseline Informatiebeveiliging Hoger Onderwijs (BIHO) In het kader van IT is ook gesproken over de organisatorische inbedding van de verschillende IT-afdelingen en het mandaat van de CIO. In het verlengde hiervan wordt nu ook iedere vergadering de incidentenrapportage geagendeerd.

In 2019 heeft de NVAO een site visit gebracht om de stand van zaken rond de uitvoering van de Kwaliteitsafspraken tussen OCW en EUR te beoordelen. De Kwaliteitsafspraken zijn uitgewerkt in plannen die door het CvB, de faculteiten en de medezeggenschap in gezamenlijkheid zijn opgesteld. Voor de uitvoering zijn geoormerkte gelden door OCW beschikbaar gesteld.

In 2019 zijn in vervolg op de eerste risicoanalyse in 2018 gesprekken gevoerd met de beheerders om risicoanalyses breder te trekken dan alleen financieel. Dit onderwerp komt nu periodiek terug in het Audit Committee.

Het strategisch plan Creating Positive Societal Impact 2020 – 2024 is in 2019 vastgesteld.

In 2019 heeft de Adviescommissie Bekostiging Hoger Onderwijs en Onderzoek haar rapport Wissels om aan de minister van OCW aangeboden. De minister heeft de aanbevelingen overgenomen, hetgeen voor de EUR financieel nadelig uitpakt. In de meerjarenbegroting zijn de uitkomsten verwerkt.

De samenwerking met het Erasmus MC is een aantal malen besproken in de RvT. De periodieke ontmoeting van de voltallige Raden van Toezicht is in ere hersteld. Voorts zijn afspraken gemaakt over de financiering van grootschalige renovatieprojecten van het Erasmus MC, neergelegd in het document EREAD.

In het verslagjaar 2019 zijn gesprekken geopend tussen de besturen van de EUR, het Erasmus MC en de TU Delft over vergaande vormen van samenwerking. Besloten is de haalbaarheid van het oprichten van drie convergentie instituten te onderzoeken. De verwachting is dat hier medio 2020 definitieve besluiten over kunnen worden genomen.